Overzicht van afspraken over de fietszoektocht

Wat weten we al over de zoektocht (tris) stand 20/07/2009 ?

de route :
Tijdens onze vergadering van 1 juli in de Pianofabriek hebben we de route definitief vastgelegd. De route verbindt de drie gemeenschapscentra, maar zou ook de drie gemeentehuizen en drie "typische" wijken. Twee duurzame wijkprojecten willen mee betrokken zijn bij de fietszoektocht, nl Bethlehemplein (St-Gillis) en Foyer Forestois. Als typische wijk voor Ukkel kiezen we "De Kat".

de foto's :
onze fotobrigade uit Ukkel maakt 12 foto's : één van elk gemeenschapscentrum (een pittig detail ?) ; één van elk gemeentehuis ; één van de drie wijken en nog drie toevallig verspreid over het parcours. Om de zoektocht niet te moeilijk te maken wordt in het roadbook aangeduid waar de foto's ongeveer te vinden zijn. Zo kunnen de deelnemers hun aandacht toch vooral bij de route en het verkeer houden.
Gerina en Jeroen bezorgen de foto's ten laatste tegen half augustus aan Ruth om ze in het Roadbook te kunnen opnemen.

het roadbook :
Deelnemers moeten de weg zoeken via een "roadbook" dat alle routegegevens en de foto's bevat. Er zal geen bewegwijzering zijn. Het "book" zal tweetalig zijn. Ruth maakt het in augustus, als de foto's er zijn. Rudi bezorgt de routegegevens.
In het roadbook moeten ook tips komen voor "veilig fietsen" (Ruth heeft die nog van de Binnenband).
Dit zal een grote kost zijn.

de tocht zelf :
Enkele mensen zouden kunnen rondfietsen om "verdwaalde reizigers" te helpen. Er moet ook een gsm-noodnummer zijn in elk van de drie vertrekpunten. De fotografen fietsen rond om mooie kiekjes van fietsende mensen te maken.
Deelnemers rijden dus de tocht volledig op eigen houtje. Ze kunnen starten vanaf 13u en tot 16u30. Binnenkomen moet voor 18u. De rest is vrij. De drie gemeenschapscentra voorzien zelf een kleine bar waar iets kan gedronken worden.
Tussen 13u en 14u kan er in de Pianofabriek een probleem zijn, omdat de markt er nog staat. We behouden toch de ingang via de Fortstraat. Fietsers kunnen te voet over de markt en via de ingangspoort naar de binnenkoer lopen.

de organisatie :
GRACQ-Bruxelles, Gezinsbond-Brussel, Ligue des Familles Uccloise, de twee "duurzame wijken" Curieus-Vorst en Groene Fietsers Sint-Gillis. EUCG (Europese fietsers) wil promotie maken. Bloso steunt met een gratis verzekering.
De Dienst Nederlandstalige Aangelegenheden van de gemeente Vorst en de Sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie maken de zoektocht financieel mogelijk. Waarschijnlijk komt er ook nog steun van de Fietscel van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in de vorm van gadgets die we kunnen uitdelen.
Ten slotte dragen de drie gemeenschapscentra natuurlijk het hele evennement ook mee. Enkel de logo's van de overheden en diensten die materieel steunen worden opgenomen in de folder. De steunende organisates komen er met hun naam in.

de animatie :
Animatie aan de vertrekplaatsen is geschrapt. Mensen willen fietsen. Daarop moet de nadruk liggen. Er moet wel kleine fietsherstelling mogelijk zijn in de drie vertrekplaatsen (banden oppompen, zadel juist instellen, lekke banden, ...)
We voorzien zelf geen huurfietsen, maar in Sint-Gillis kan gebruik gemaakt wordenvan het Villo-huursysteem van het gewest. Er zijn stations op de Parklaan en op het Voorplein die niet te ver van de Pianofabriek gelegen zijn. Uitleg op www.villo.be en op http://fietsersbondbrusselzuid.blogspot.com

de promotie :
6 september is een moeilijke datum, omdat het net na de vakantie komt. We proberen zoveel mogelijk via andere organisaties en hun ledenbladen te werken. Een flyer is al gemaakt en is verspreid op de 11-julivieringen van Pianofabriek en Ten Weyngaert. In augustus moet de flyer verspreid worden via alle gemeenschapscentra en via de deelnemende organisaties.
De blog moet ook een handig instrument worden die we overal bekendmaken. http://fietsersbondbrusselzuid.blogspot.com
Een affiche kan gemaakt worden, maar een grote oplage lijkt niet nuttig. Het is nog niet zo duidelijk hoe die verspreid moet worden. Eventueel via vrijwilligers met vergoeding ?

de inschrijvingen :
Er moet niet op voorhand ingeschreven worden. Inschrijvingen gebeuren de dag zelf in een van de drie vertrekpunten. Inschrijvingsgeld is 2 euro, verzekering en een drankje in een van de gemeenschapscentra inbegrepen.
Minderjarigen kunnen maar inschrijven, indien er een volwassene bij is die de verantwoordelijkheid draagt.
Er zijn geen prijzen te winnen, maar we hebben wel een presentje voor elke deelnemer die het parcours uitrijdt en de fotozoektocht tot een goed einde brengt. We krijgen gadgets van fietsersbond, van de sportdienst van de vgc en waarschijnlijk nog van de fietscel van het gewest.
Inschrijven kan op de dag zelf in elk van de drie gemeenschapscentra.

taakverdeling op de dag zelf :
In elk vertrekpunt moeten drie mensen aanwezig zijn : iemand die de inschrijvingen doet ; iemand die stempels zet en de noodtelefoon bedient en iemand die kleine herstellingen doet. De gemeenschapscentra zelf zorgen voor barpersoneel.
Daarnaast zijn er nog enkele vliegende equipes nodig : fotografen en "helpers".

de financies :
* het roadbook zal de grootste kost zijn
* de kosten van de fotografen
* kopieën kunnen via Ten Weyngaert waar geld van de gemeente Vorst beschikbaar is
* flyers en affiches ?
* vrijwilligersvergoeding voor de fietsherstellers en flyer/affiche-ronddragers

de laatste afspraken :
woensdag 2 september om 20u in de pianofabriek of op een terrasje in de buurt.