Zingende fietsen : planningsvergadering

Vergadering dinsdag 2010-08-17 Zingende fietsen

Bij "den Italiaan"
aanwezig : Rudi, Roel, Kris VS, Ruth, Bart, Ludo, Kris Vh, Jasper (verslag)
Volgende vergadering: woensdag 8 september 2010 • 19.30

Agenda:
programma
Promotie
Financiën

1) Programma
Zingende fietsen (LogosFoundation)
10:00: 24 solisten, volledig geëquipeerd naar voorbeeld van de symfonie
Locatie? Gemeenteschool 11 aan sint Antonius? (Half overdekt plein)
◊ op zoek gaan naar 24. Promotie!
2 mensen die mee willen helpen fietsen bouwen
Met een middagpauze om te een. Catering? (voor 30-tal personen?)
11:00: volksfeest op st antonius 
organisatie voor kinderen, (speelkaarten tussen de spaken, karton,...)
locatie? begeleiding?
12.00: verzamelen voor de tocht (iedereen welkom)
12:30: vertrek symfonie
tour symfonie: langs BAINS, Rosas en WIELS (route checken)
13:00: vertrek parade met muzikanten en fietsers
14:00: begin kleurende fietsen
16:00: einde.
Opmerkingen:
Eten?
Mag men vertrekken wanneer de fiets klaar is?
LogosFoundation heeft repetitie nodig
Afbraak
Fietsende dichter schrappen.
receptie door gemeente Vorst?
Wat gebeurt er met de confetti ? Is goedkoopste bij Macro.
Mag dat wel ? Wie ruimt op ? Navragen bij de gemeente
Rudi bedenkt alvast een systeem om te gebruiken bij de fietsparade. Zou de route moeten markeren (of eventueel enkel de vier haltes ?)

Coordinatieplek & onthaaltafel moet permanent voorzien worden op het plein
Stand van Fietsersbond ??? Promogerief kan op het coördinatiestandje op het plein liggen


2) Flyer: 2500
* kinderworkshop moet er nog op vermeld, maar promotie maken we niet echt via flyers wel via chiro (jasper) en het wijkhuis (ruth). De dag zelf mag ook nog gewoon. Inschrijving wordt gratis.

* verspreiding flyers: 

- fietswinkels (ronddragen in de buurt, versturen naar alle brusselse winkels ?) 

- in de brievenbus in de buurt (jasper, kris vs & Bart)
- 
jaarmarkt Jette (via FB Jette)

- Kamp(r)ing (Jasper)
17/9
- fietsdag van de week van vervoering (roel)


3) andere promotie

* mailings : iedereen kan helpen

* nieuwsbrieven van FB en ProVelo (ook Gracq ?) Roel

* website : jasper maakt die, moet tweetalig zijn

* facebook : jasper verspreidt het evennement verder en bekijkt of dit vanuit een fietserbondpagina kan. Facebook drietalig (Kris VAS zorgt voor een engelse versie)

* andere ideeën ?
affiche is niet besproken. Misschien in kleine oplage (printshop) voor verspreiding in de buurt en via de gemeente


4) nog te doen op voorhand

* Er is nog heel wat voorbereidend werk voor de "kleurende fietsen"
uittesten verf donderdag 2010-08-19 18u00 Ruth + Kris VS + Ludo
afspraak aan de trappen van Wiels, uitproberen op de Wielsparking ?
hoeveel verf nodig, hoelang rolt het uit, hoeveel matten, ... ?
aankopen Ruth, begroting zou wat onderschat kunnen zijn
moet er een fietswash zijn ? En waar kan die gerealiseerd worden ?
oproep om yoghurt- of puddingemmertjes van 1l bij te houden

* route uittesten : Kris Vh stuurt voorstel naar Rudi

* navragen bij de gemeente (Kris Vh) :
- regelingen voor receptie (is niet onze taak)
- confetti ?
- zaal voor workshop (contacten met de school)
- promotie
- betalingsregeling (voorschotten)
- toestemming voor auto LogosFoundation op autoloze zondag
- wat met fietskollones op de autoloze zondag ? Wegkapiteins, ... ?


5)Taakverdeling dag zelf:
* Voorbereiding en begeleiding krijt (2 à 3 mensen)
Ruth
Nathalie en Thimoty vragen?

* Catering voor de solistenworkshop (1) Broodjes, flessen frisdrank
Bart

* Kinderworkshop (2)
Vragen aan Chiro P (Jasper)

* Mee monteren bij de solisten (2)
Op zoek gaan naar vrijwilligers (Roel maakt de nood bekend, maar zoekt voor eigen activiteiten ook zelf vrijwilligers ... dus we moeten ook zelf mensen aanspreken)
Rudi is alvast kandidaat, ook als routebegeleider

* standje op het plein vanaf 10u tot 16u
wisselend ??
foto's en film
jasper


6) Financiën
* begroting lijkt rond en wordt goedgekeurd

* Jasper wordt aangeworven als jobstudent voor 13 x 7u36 x 9€. Aanwerving gebeurt via Bains (FB brengt kosten in rekening voor loonsimulaties die gemaakt zijn). Jasper moet zijn uren vanaf 24/8 (na pukkelpop) duidelijk en transparant voor iedereen in een tabelletje bijhouden. Zijn taken zijn promotie, flyeren, internet, inschrijvingen en contacten onderhouden. Ook een filmreportage van de dag zelf.

* we weten nog niet exact hoe het met de receptie zal zijn

* we werken voor de rest zoveel mogelijk met vrijwilligersvergoedingen (voor vertalingen is apart begroot), maar niet overdrijven anders verwachten vrijwilligers altijd een vergoeding